Perbedaan Invoice dan Kwitansi: Memahami Konsep Invoice Pelunasan dan Cara Membedakannya

Sebagai dua dokumen yang sering dijumpai dalam sebuah transaksi bisnis, apa sih perbedaan invoice dan kwitansi? Yuk, pelajari bersama!

Dalam kehidupan sehari-hari, invoice dan kwitansi adalah dua dokumen yang sering dijumpai dalam sebuah transaksi bisnis. Banyak orang juga mengira bahwa invoice dan kwitansi merupakan dua hal yang sama. Padahal, sebenarnya ada beberapa perbedaan invoice dan kwitansi yang bisa membantumu membedakan kedua dokumen ini.

Nah, kalau kamu penasaran apa perbedaan kedua dokumen ini, pastikan kamu baca artikel berikut sampai habis, ya! 

Pengertian Invoice Pelunasan 

Untuk membedakan invoice dan kwitansi, mari kita bahas dahulu perbedaan invoice dan kwitansi ditinjau dari definisinya.

Apa itu definisi invoice pelunasan?

Biasanya, invoice pelunasan juga disebut dengan istilah invoice saja. Dilansir dari Kamus Besar Bahasa Indonesia, invoice merupakan daftar barang kiriman yang dilengkapi dengan informasi nama produk, jumlah, serta total harga yang harus dibayar pembeli.

Dari definisi tersebut, invoice dijelaskan sebagai sebuah dokumen yang dikirimkan penjual kepada pembeli dengan tujuan untuk menagih pembayaran atas pembelian produk.

Biasanya, dokumen ini disertakan dengan barang pada saat dikirimkan. Dengan demikian, pembeli akan langsung menerima faktur ketika menerima produk. 

Invoice atau yang juga sering disebut sebagai faktur juga biasanya dilengkapi dengan keterangan cara melakukan pembayaran. Jika pembayaran dilakukan dengan cara kredit, invoice biasanya akan memuat perjanjian termin secara spesifik.

Fungsi Invoice Pelunasan 

Beberapa fungsi invoice adalah sebagai berikut:

1. Meminta pembayaran kepada pembeli. Sebagaimana disebutkan, invoice atau faktur merupakan sebuah dokumen yang digunakan untuk meminta pembayaran dari pelanggan.
2. Catatan transaksi. Invoice juga bisa berfungsi sebagai catatan transaksi bisnis. Pasalnya, invoice juga memuat detail transaksi seperti nama dan jumlah produk yang terjual, total uang yang harus masuk, siapa pembelinya, dan kapan jatuh tempo pembayaran atas pembelian produk tersebut.
3. Manajemen piutang. Invoice bisa dijadikan sebagai dokumen yang membantu perusahaan memanajemen piutang-piutangnya. Dalam artian, perusahaan bisa melihat piutang apa saja yang belum dibayar. Ini bisa dilakukan untuk mengambil tindakan untuk mengumpulkan pembayaran yang tertunda.
4. Pengingat pembayaran. Dengan adanya invoice, pembeli bisa mengetahui apakah ada utang yang masih belum dibayar. 

Apa Itu Kwitansi?

Bagaimana dengan kwitansi? Kwitansi, atau yang sering juga disebut sebagai kuitansi, merupakan bukti penerimaan uang. 

Definisi dari Kamus Besar Bahasa Indonesia itu juga senada dengan definisi yang disebutkan oleh kamus Cambridge. Dalam kamus tersebut, kuitansi didefinisikan sebagai selembar kertas yang merupakan bukti bahwa uang sudah diterima.

Pada umumnya, kuitansi terdiri atas dua lembar. Lembar pertama akan diberikan kepada pembeli/pihak pembayar. Di sisi lain, lembar selanjutnya akan disimpan oleh pihak penjual atau yang menerima uang.

Selain itu, ada juga kuitansi yang dibuat cukup satu lembar, namun dibagi sebagai bagian kiri dan bagian kanan. Bagian kiri merupakan bagian yang lebih kecil dan biasanya akan disimpan oleh si penerima uang (penjual). Sebaliknya, bagian kanan yang berukuran lebih besar akan diberikan kepada pembayar (pembeli).

Perbedaan Invoice Pelunasan dengan Kwitansi

Setelah mengetahui apa yang dimaksud dengan invoice dan kuitansi, mari kita membahas perbedaan di antara kedua dokumen ini.

Apa saja perbedaan invoice dan kwitansi? Ada beberapa aspek yang membedakan keduanya, yaitu:

1. Informasi yang ada di dalamnya
2. Waktu penggunaan
3. Fungsi dalam transaksi
4. Manfaat

Mari kita bahas poin di atas satu per satu.

Read more: Yuk Download Contoh Invoice Excel, Bisa Digunakan untuk Berbagai Kebutuhan

Informasi yang ada di dalamnya

Apa saja perbedaan invoice dan kwitansi ditinjau dari informasi yang ada di dalam dokumen tersebut? Supaya tahu apa perbedaan di antara kedua dokumen ini, mari kita cari tahu apa saja informasi yang ditampilkan di tiap dokumen.

Invoice

• Nomor invoice
• Nomor pesanan (jika ada)
• Nama, alamat, nomor kontak pemesan/pembeli
• Nama, alamat, nomor kontak pengirim/penjual
• Tanggal pembuatan/pengiriman invoice
• Detail produk yang dikirim (jenis, satuan, jumlah, harga per satuan)
• Biaya lain (ongkir, pajak, potongan harga, dll.)
• Total biaya yang ditagihkan kepada pembeli.

Kuitansi

• Nomor kuitansi
• Nama lengkap pihak pembayar
• Jumlah yang dibayarkan (dalam angka serta huruf)
• Penjelasann mengenai tujuan pembayaran
• Tanggal, bulan, serta tahun pembayaran
• Nama serta tanda tangan pihak yang menerima uang
• Materai (jika dibutuhkan)
• Stempel/cap perusahaan (pada transaksi bisnis yang melibatkan perusahaan/instansi)

Dilihat dari detail informasi yang tersedia di kedua jenis dokumen, kamu bisa mengetahui bahwa kedua dokumen memiliki perbedaan yang cukup kentara. Invoice lebih berfokus pada detail informasi produk serta biaya yang ditagihkan kepada pembeli. Kuitansi berfokus pada keterangan penerimaan uang dari pembeli.

Waktu penggunaan

Perbedaan invoice dan kwitansi selanjutnya berkaitan dengan waktu penggunaannya. Meskipun sama-sama menjadi bukti adanya transkasi bisnis, kedua dokumen ini dikeluarkan dalam waktu yang berbeda. 

Sebuah perusahaan biasanya mengirimkan invoice bersamaan dengan produk yang dikirimkan. Bisa juga mereka mengirimkan invoice saat barang sudah tiba di tangan pembeli. Fungsi invoice di sini adalah sebagai dokumen penagihan.

Di sisi lain, perusahaan membuat kwitansi setelah menerima pembayaran dari pembeli. Pembayaran yang diterima harus sudah lunas—bukan pembayaran cicilan. 

Fungsi dalam Transaksi

Perbedaan invoice dan kwitansi selanjutnya berkaitan dengan fungsi masing-masing dokumen. Invoice dan kuitansi dikeluarkan di waktu yang berbeda, sehingga wajar jika fungsinya pun berbeda pula. 

Invoice berfungsi sebagai dokumen penagihan; permintaan pembayaran atas barang yang telah dikirim namun belum dibayar. Kuitansi berfungsi sebagai bukti pembayaran bahwa transaksi tersebut sudah dibayar seutuhnya.

Manfaat

Ditinjau dari manfaatnya, invoice dan kuitansi juga memiliki perbedaan. Perbedaan tersebut bisa kamu pelajari dari keterangan berikut:

Manfaat invoice

Bagi penjual, invoice bisa bermanfaat untuk mengukur kinerja perushaan. Dari sisi pembeli, invoice bermanfaat untuk memverifikasi tagihan atas pembelian yang dilakukan. Pembeli juga bisa melakukan pengecekan atas barang yang datang (khususnya untuk jenis dan jumlah produk yang datang).

Jika pembeli menemukan ketidaksesuaian data antara barang yang datang dan barang yang tercatat di faktur, maka ia bisa mengajukan komplain kepada pihak penjual. Dengan demikian, tidak ada pihak yang dirugikan karena ketidaksesuaian data tersebut.

Manfaat kuitansi

Baik bagi penjual maupun pembeli, kuitansi bermanfaat dalam memantau arus kas masuk maupun keluar perusahaan. Adanya kuitansi juga bisa membantu perusahaan untuk memastikan laporan keuangan sudah dibuat secara akurat.

Nah, itulah penjelasan mengenai perbedaan invoice dan kwitansi. Jika disimpulkan, ada empat aspek yang membedakan kedua dokumen bukti transaksi ini. Perbedaan tersebut ditinjau dari aspek informasi yang disajikan, waktu penggunaan, fungsi, dan manfaatnya.

Selain invoice dan kuitansi, kamu juga harus memahami pentingnya menyediakan sarana pembayaran yang nyaman bagi pelanggan. Untuk solusi yang satu ini, kamu dapat bergabung menjadi salah satu Juragan DOKU. 

Juragan DOKU punya beragam fitur untuk mewujudkan hal tersebut. Misalnya fitur pembayaran digital seperti Payment Link yang bisa perbanyak transaksi sukses melalui WhatsApp, e-Katalog yang bisa buat toko online secara mandiri, Instant Checkout untuk transaksi di Instagram atau Facebook bisnis Anda jadi otomatis, hingga QRIS yang bisa terima pembayaran dengan satu kode QR.

Tidak ketinggalan, dengan bergabung menjadi member Juragan DOKU, kamu juga berkesempatan mendapat pelatihan bisnis gratis secara online yang dibimbing langsung oleh para mentor bisnis andal. Tentunya ini bisa menambah modal usaha pecel lele yang kamu jalankan dari sisi skill.Jadi, tunggu apa lagi? Segera gabung Juragan DOKU di sini atau unduh aplikasinya secara gratis di website ini, atau bisa juga melalui smartphone di Play Store maupun App Store. Pakai Juragan DOKU, usaha pasti makin gencar.