DOKU
Gunakan jurnal khusus perusahaan dagang untuk mengelola finansial bisnis anda. Pahami lebih jauh tentang definisi, tujuan, hingga cara membuatnya di sini.
Proses pencatatan keuangan perusahaan bisa membingungkan bagi sebagian orang. Kesalahan dalam memilih alat dan metode juga bisa berpengaruh terhadap proses pencatatan. Salah satunya adalah penggunaan jurnal khusus perusahaan dagang yang lebih fungsional dibandingkan jurnal umum.
Jurnal apa itu? Dapatkan info lengkap terkait pengertian, tujuan, jenis, fungsi, dan cara membuatnya dalam ulasan kali ini, ya!
Pengertian dan Tujuan Pembuatan Jurnal Khusus
Beberapa pemilik usaha mungkin lebih mudah menggunakan jurnal umum untuk pencatatan transaksi sehari-hari. Namun, jika bisnismu ada di sektor jual beli dan skalanya menengah ke atas, maka sebaiknya pertimbangkan penggunaan jurnal khusus perusahaan dagang.
Berbeda dengan jurnal umum yang semua jenis transaksi dicatat dalam satu jurnal, jurnal khusus dibuat secara lebih spesifik. Spefisikasi ini disesuaikan untuk mengakomodasi kebutuhan perusahaan karena transaksi bisa muncul berulang kali dalam kurun waktu dekat.
Jadi, secara umum jurnal khusus ini dibuat untuk transaksi yang bersifat repetitif, memiliki deskripsi serupa, dan juga mempengaruhi akun yang sama.
Tujuan utama dari jurnal khusus ini adalah membuat proses pencatatan keuangan lebih efektif dan efisien. Namun, secara lebih spesifik jurnal khusus punya tujuan sebagai berikut:
1. Mencegah Fraud
Mencatat berbagai transaksi dalam satu jurnal rawan memicu tindakan curang. Misalkan seperti manipulasi data penjualan, pembelian, atau kas yang masuk dan keluar.
Karyawan yang bertugas memeriksa bisa saja melewatkan kecurangan ini karena kurang teliti. Namun, fraud ini bisa anda cegah dengan jurnal khusus karena data yang tersimpan sesuai kategori dan pengecekan lebih mudah.
2. Mempermudah Penemuan Data
Ada kalanya pihak tertentu butuh data terkait transaksi di tanggal tertentu. Desakan untuk mencari Dengan cepat bisa membuat proses pencarian berjalan lebih lama.
Tetapi dengan jurnal khusus, data bisa anda temukan dengan lebih mudah. Anda hanya perlu melihat tanggal dan jenis transaksinya untuk menentukan jurnal khusus mana yang digunakan.
3. Mengurangi Kesalahan Pencatatan
Jika menggunakan jurnal umum, anda rentan melakukan kesalahan. Ini karena semua transaksi dicatat dalam satu jurnal saja. Sementara itu, jurnal khusus terdiri dari 4 jenis yang bisa anda manfaatkan untuk mencatat transaksi berdasarkan kategorinya.
4. Memudahkan Proses Audit
Audit biasanya dilakukan oleh orang lain (bukan yang memasukkan transaksi ke jurnal). Jika menggunakan jurnal umum, proses audit bisa berlangsung lebih lama karena jumlah transaksi dalam satu jurnal sangat banyak.
Ini berbeda dengan jurnal khusus yang pencatatannya terpisah sehingga proses audit lebih efektif dan efisien.
5. Posting ke Buku Besar Lebih Mudah
Pencatatan di jurnal bertujuan untuk mempermudah anda saat posting di buku besar.
Dengan jurnal khusus, anda bisa memposting dengan lebih cepat karena transaksi terbagi sesuai kategori. Misalkan, jika ingin memposting kas, maka anda hanya perlu melihat jurnal penerimaan dan pengeluaran kas saja.
Read more: Kenali Berbagai Laporan Keuangan sebelum Memulai Usaha
Jenis-Jenis Jurnal Khusus Perusahaan Dagang Beserta Fungsi
Pada dasarnya, jurnal khusus ini terbagi menjadi 4 yakni jurnal penerimaan kas, pengeluaran kas, penjualan, dan pembelian. Keempat kategori di atas adalah core dari perusahaan dagang yang operasionalnya berkutat pada jual beli tunai dan kredit. Berikut kami jelaskan masing-masing jurnal khusus beserta fungsinya:
1. Jurnal Penerimaan Kas
Keluar masuknya uang dalam operasional perusahaan tentu punya intensitas yang cukup tinggi. Untuk itulah, pencatatan penerimaan kas perlu dibuat sendiri.
Melalui jurnal penerimaan kas, anda bisa mencatat transaksi kas masuk. Contohnya seperti pelunasan piutang, retur pembelian tunai, penjualan tunai, dan lain-lain.
2. Jurnal Pengeluaran Kas
Ini adalah jurnal yang dibuat khusus untuk mencatat kas keluar. Semua transaksi yang mengurangi saldo kas secara tunai akan dicatat di jurnal ini.
Beberapa contoh transaksinya adalah pembelian bahan bakar, pembayaran utang, pelunasan tagihan bulanan, price, hingga retur penjualan. Selain itu, pembelian barang dagangan, perlengkapan, dan peralatan secara tunai juga dicatat dalam jurnal ini.
3. Jurnal Penjualan
Transaksi penjualan adalah hal yang lumrah terjadi setiap hari di perusahaan dagang. Sifatnya yang repetitif membuat transaksi ini perlu dicatat secara khusus, bukan di jurnal umum.
Namun perlu diingat bahwa penjualan yang tercatat di jurnal khusus ini adalah penjualan kredit. Sementara penjualan tunai nantinya akan dicatat di jurnal lain.
Jurnal ini memiliki kaitan erat dengan kartu piutang yang berisi daftar piutang perusahaan. Isinya adalah nama-nama pelanggan yang melakukan pembelian kredit ke perusahaan.
Jurnal khusus penjualan ini akan memudahkan anda dalam mencatat dan melacak piutang perusahaan.
4. Jurnal Pembelian
Ini adalah jurnal yang dibuat secara khusus untuk mencatat segala transaksi pembelian secara kredit. Ingat, keyword-nya adalah pembelian kredit. Artinya, pembelian tunai tidak dicatat di jurnal ini.
Sementara itu, barang atau item yang bisa dicatat di jurnal ini bervariasi. Mulai dari barang dagang, peralatan, hingga perlengkapan.
Cara Membuat Jurnal Khusus
Jurnal khusus punya bentuk yang lebih spesifik dibandingkan dengan jurnal umum. Jumlah kolomnya juga lebih banyak tergantung proses pencatatan dan kategori akun yang dicatat.
Berikut kami contohnya cara membuat jurnal khusus untuk perusahaan dagang sesuai dengan jenis yang telah disebutkan sebelumnya:
1. Jurnal Penerimaan Kas
Pada jurnal ini, bagian kolom debit sudah pasti milik akun kas. Sementara kolom kredit bisa diatur sesuai kebutuhan perusahaan. Misalkan anda ingin mengisi bagian kredit dengan piutang dagang, penjualan, atau serba-serbi. Simak contoh pembuatan tabelnya di bawah ini:
PT. Uni Eka
Jurnal Penjualan
Periode Januari 2023
| Tanggal | Keterangan | Ref | Debit | Kredit | ||||
| Kas | Serba-Serbi | Piutang Dagang | Penjualan | |||||
| Ref | Akun | Jumlah | ||||||
| Total Saldo | ||||||||
2. Jurnal Pengeluaran Kas
Dalam pembuatannya, tidak ada aturan pasti. Namun sisi kredit harus selalu kas. Sementara itu, bagian debit bisa divariasikan dengan kolom pembelian, utang dagang, dan serba-serbi untuk meringkas tabel. Contohnya sebagai berikut:
PT. Uni Eka
Jurnal Pengeluaran Kas
Periode Januari 2023
| Tanggal | Keterangan | Ref | Debit | Kredit | |||
| Pembelian | Serba-Serbi | Kas | |||||
| Ref | Akun | Jumlah | |||||
| Total Saldo | |||||||
3. Jurnal Penjualan
Dalam pembuatannya, kolom debit selalu diisi oleh akun piutang dagang dan kreditnya adalah penjualan. Contohnya adalah:
PT. Uni Eka
Jurnal Penjualan
Periode Januari 2023
| Tanggal | No. Faktur | Keterangan | Ref | Termin Pembayaran | Piutang Dagang (D) | Penjualan (K) |
| Total Saldo | ||||||
4. Jurnal Pembelian
Mengingat transaksi di jurnal ini adalah kredit, maka kolom kredit selalu akun kewajiban atau utang. Sedangkan kolom debit diisi sesuai transaksi yang terjadi, misalkan pembelian, perlengkapan, ataupun peralatan.
PT. Uni Eka
Jurnal Penjualan
Periode Januari 2023
| Tanggal | Keterangan | Ref | Debit | Kredit | |||
| Pembelian | Serba-Serbi | Utang Dagang | |||||
| Ref | Akun | Jumlah | |||||
| Total Saldo | |||||||
Sekarang anda paham betapa pentingnya jurnal khusus ini untuk perusahaan dagang bukan? Dibandingkan membuat jurnal umum yang ringkas namun proses pencatatan tidak efisien, anda bisa beralih ke jurnal khusus. Agar proses pencatatan keuangan dengan jurnal khusus perusahaan dagang lebih mudah, anda bisa bergabung dengan DOKU, perusahaan teknologi pembayaran yang juga pionir payment gateway di Indonesia. Berdiri sejak tahun 2007, DOKU sudah mengawal ratusan ribu transaksi sukses dari berbagai perusahaan besar hingga UMKM. Cukup sekali daftar, bisnis langsung terkoneksi ke beragam metode pembayaran. Terima pembayaran bisnis makin mudah dan pelanggan pun lebih nyaman bertransaksi.
Pilih solusi pembayaran sesuai kebutuhan Anda, seperti:
- Solusi Perusahaan: Apapun jenis bisnisnya, kelola pembayaran pelanggan jadi mudah pakai DOKU
- Solusi UMKM: Tidak Perlu Paham Teknis, Bisnis Bisa Go Digital dengan Juragan DOKU.
Pastikan untuk ubah setiap peluang menjadi uang! Gabung DOKU sekarang!