DOKU
Nomor invoice adalah bagian yang sangat penting dalam pembuatan invoice. Adanya penomoran akan membantu perusahaan membedakan setiap tagihan. Dengan mengidentifikasi antara penjualan dengan pembelian, sistem keuangan dalam bisnismu bisa berjalan dengan baik.
Nomor invoice biasanya dihasilkan lewat sistem penomoran yang berurut. Setiap perusahaan mungkin memiliki sistem penomoran yang berbeda-beda. Untuk mengetahui lebih jauh tentang apa itu nomor invoice dan bagaimana cara membuatnya, simak penjelasannya berikut ini!
Read more: Ide Usaha Ibu Rumah Tangga Modal Kecil Untung Besar, Catat Yuk!
Apa Itu Nomor Invoice?
Nomor invoice atau yang disebut juga sebagai nomor referensi atau ID faktur adalah nomor unik yang ditetapkan secara konsisten untuk setiap invoice. Nomor invoice merupakan kode yang terdiri dari angka atau huruf (atau kombinasi keduanya). Salah satu cara untuk membuat invoicemu terlihat profesional adalah dengan memberikan nomor invoice.
Jika kamu menjalankan bisnis, invoice adalah bagian yang tidak bisa dilepaskan dari aktivitas usahamu. Dalam proses penjualan, invoice menjadi dokumen yang menentukan dan menjelaskan barang atau layanan apa saja yang sudah dibeli klien dari kamu. Invoice juga berisi informasi yang detail mengenai berapa besar dana yang harus dibayar oleh konsumenmu.
Menentukan nomor faktur kadang bukan hal yang mudah. Terlebih jika kamu memiliki banyak klien. Ada beberapa cara membuat nomor invoice yang bisa kamu temukan. Kamu dapat memilih metode penomoran mana yang paling sesuai dengan bisnismu.
Berapa Digit Nomor Invoice?
Seperti yang sudah disebutkan di atas, nomor invoice sebenarnya tidak memiliki format yang baku, termasuk jumlah digitnya. Format nomor invoice bisa bervariasi, tergantung sektor bisnis atau kebijakan masing-masing perusahaan.
Ada beberapa invoice yang mungkin hanya punya 3 digit. Sementara perusahaan lain menerapkan 10 digit untuk nomor invoice mereka. Aturan terpenting yang harus diperhatikan adalah setiap nomor invoice atau faktur harus unik.
Empat Metode Membuat Nomor Invoice dan Contohnya
Tidak ada sistem penomoran invoice yang cocok untuk semua perusahaan dan bisnis. Artinya, keputusan akhir tentang metode penomoran mana yang akan kamu gunakan, semua terserah pada kebutuhanmu. Tentukan metode mana yang paling memudahkan dan nyaman dipakai dalam aktivitas bisnismu.
Ada setidaknya 4 metode penomoran standar yang digunakan di berbagai belahan dunia. Mari pelajari lebih lanjut masing-masing metode sebelum memutuskan mana yang paling sesuai untukmu.
1. Metode Penomoran Invoice Berurut
Nomor invoice yang dibuat dengan format ini akan terlihat seperti ini: 001, 002, 003 dan seterusnya. Jika ingin menggunakan metode ini, sangat disarankan untuk menggunakan 3 atau 4 digit. Dengan begitu, kamu tidak akan kebingungan di masa mendatang ketika jumlah klien bertambah dan bisnis terus berkembang.
Untuk membuat penomoran berurut, biasanya perusahaan memulainya dengan beberapa angka nol (biasanya Sembilan). Selanjutnya diikuti dengan nomor invoice sebenarnya pada digit paling akhir. Ini akan membantumu menghasilkan nomor yang unik untuk setiap invoice yang diterbitkan.
Penomoran berurut memang terkesan mudah. Tapi juga sangat rentan terjadi kesalahan seperti input dua nomor invoice yang sama. Untuk menghindari hal semacam ini, kamu direkomendasikan untuk menggunakan aplikasi khusus. Aplikasi pembuat invoice biasanya secara otomatis akan memberikan nomor baru setiap kali invoice akan dibuat sehingga penomoran ganda bisa dihindari.
2. Metode Penomoran Invoice Secara Kronologis
Metode berikutnya yang bisa kamu gunakan untuk membuat nomor invoice adalah dengan metode kronologis. Dengan cara ini, nomor invoice tidak hanya terdiri dari nomor unik saja, tapi juga tanggal penerbitan. Metode ini sangat bagus untuk menghindari disambiguasi, memastikan tagihan di hari yang sama tidak berakhir dengan nomor ganda.
Dengan metode kronologis, nomor invoice kamu akan terlihat seperti ini: 20230906-001, 20230906-002 dan seterusnya. Karena ada detail lain seperti tanggal, bulan dan tahun, nomor invoice kamu akan terlihat lebih informatif ketimbang dengan metode penomoran berurut. Mari kita lihat secara detail:
Nomor Invoice: 20230906-001
Format Secara Kronologis: TTTTBBHH-001
Keterangan:
T = Tahun
B = Bulan
H = Hari
Artinya, invoice ini dibuat pada tanggal 6 bulan September tahun 2023. Tiga digit terakhir yang ada di nomor invoice adalah kode unik yang jumlahnya bertambah setiap kali invoice baru dibuat (misalnya ada barang baru yang terjual atau ada pemesanan baru).
Selain dengan format tahun-bulan-tanggal, kamu juga bisa menggunakan format yang berkebalikan yakni tanggal-bulan-tahun. Dengan format ini maka nomor invoice-mu akan terlihat seperti: 06092023-001, 06092023-002 dan seterusnya.
Nomor ini bisa kamu modifikasi dengan kode lain yang menjadi sumber informasi tambahan dalam invoice. Misalnya, kamu ingin memasukkan ID konsumenmu yakni 50. Maka nomor invoicenya bisa dibuat menjadi seperti ini: 06092023-50-001.
3. Metode Penomoran Invoice dengan Kode Pelanggan
Seperti yang sudah disebutkan di atas, kamu juga bisa memasukkan nomor kode pelanggan ke dalam nomor invoice yang akan dibuat. Angka-angka ini bisa ditambahkan sehingga membentuk sistem penomoran khusus untuk masing-masing konsumen.
Misalnya saja, pelangganmu Bapak A memiliki nomor pelanggan 100. Maka invoice yang akan kamu keluarkan untuk Bapak A formatnya menjadi 100-001, 100-002 dan seterusnya.
Kamu juga bisa memasukkan tanggal dalam nomor invoice yang sudah memiliki kode pelanggan. Ini tentu sifatnya opsional, tergantung pada kebutuhanmu. Dengan metode ini, invoice yang kamu terbitkan untuk Bapak A formatnya menjadi 20230906-100-001 atau 06092023-100-001. Kamu juga bisa menempatkan kode pelanggan di awal nomor invoice.
Pastikan nomor invoice yang kamu buat selalu diakhiri dengan nomor urut. Cara ini adalah pencegahan sederhana penomoran ganda dan membantu pemilik bisnis melacak berapa banyak invoice yang sudah dikeluarkan.
4. Metode Penomoran Invoice Berbasis Proyek
Pilihan metode lain yang bisa kamu gunakan adalah penomoran berbasis proyek atau pesanan. Cara ini kurang lebih memiliki sejumlah kesamaan dengan penomoran berbasis kode klien. Dalam metode ini, kamu menetapkan nomor proyek yang menjadi nomor unik untuk setiap invoice.
Misalnya saja, proyek penjualan barang X diberi kode 123. Maka semua invoice yang berkaitan dengan proyek tersebut harus memiliki kode 123 sehingga nomornya akan terlihat seperti ini: 123-001, 123-002 dan seterusnya.
Sistem penomoran berbasis proyek ini akan sangat memudahkan bagi pemilik usaha kecil dengan banyak proyek berbeda yang harus ditangani. Kamu juga bisa membuat kode untuk setiap layanan yang kamu berikan kepada konsumen untuk memudahkan pelacakan.
Lalu, di mana sebaiknya nomor invoice ini diletakkan? Umumnya, nomor invoice bisa ditemukan di bagian atas atau di header halaman. Pastikan nomornya cukup jelas, ada pada setiap invoice dan mengandung angka atau kode unik yang berbeda satu sama lain.
Nomor invoice adalah hal yang perlu kamu ketahui sebagai pemilik bisnis. Agar lebih mudah dan praktis, kamu bisa menggunakan e-invoice DOKU yang bisa lakukan penagihan langsung ke pelanggan sesuai dengan rincian transaksi. Tertarik pelajari produk-produk DOKU lebih lanjut? Kunjungi halaman DOKU sekarang!