DOKU
Apa yang dimaksud dengan invoice pembayaran? Apa saja fungsi invoice pembayaran dan bagaimana contoh pembuatannya? Simak penjelasan berikut!
Dalam kegiatan bisnis, baik jual beli barang maupun jasa, invoice adalah bagian yang sangat penting dan perlu diperhatikan. Invoice adalah dokumen yang menjadi bukti adanya transaksi pembelian maupun pengiriman barang atau jasa. Invoice sangat penting karena menjadi bukti dan catatan bahwa telah terjadi transaksi pembayaran antara pembeli dengan penjual.
Lalu, apa yang dimaksud dengan invoice pembayaran? Apa saja fungsi dan bagaimana conton invoice pembayaran? Simak selengkapnya dalam artikel ini, ya!
Read more: 9+ Contoh Invoice Tagihan Berbagai Keperluan dan Fungsinya
Apa Itu Invoice Pembayaran?
Menurut Henry Siswosoediro dalam bukunya yang berjudul “Buku Pintar Pengurusan Perizinan dan Dokumen”, invoice atau faktur merupakan berkas yang dikeluarkan oleh penjual atau eksportir untuk pembeli atau importir. Invoice juga bisa disebut dengan nama lain yakni faktur.
Invoice memjuat sejumlah informasi penting terkait transaksi yang dilakukan. Mulai dari waktu pembuatan dokumen, tanggal barang dikirimkan, detail mengenai barang/jasa yang ditransaksikan, biaya, harga hingga nama pesawat/kapal dan bandara/stasiun/pelabuhan tempat barang dimuat dan dibongkar.
Invoice pembayaran sendiri terdiri dari beberapa jenis yakni:
- Proforma Invoice. Proforma invoice adalah penawaran berbentuk faktur biasa yang dibuat oleh penjual kepada pembeli
- Commercial Invoice. Invoice jenis ini memuat rincian terkait barang-barang (maupun jasa) yang dijual lengkap dengan detail dan harga barangnya
- Consular Invoice. Consular invoice adalah jenis invoice yang diterbitkan atau dibuat oleh instansi resmi seperti konsulat atau perwakilan kedutaan besar.
Fungsi Invoice Pembayaran
Pembuatan invoice sendiri memiliki sejumlah fungsi atau manfaat antara lain sebagai berikut:
- Memudahkan perusahaan dalam pelacakan barang. Adanya invoice akan memudahkan perusahaanmu untuk melacak pengiriman barang mulai dari waktu pengiriman hingga status pembayarannya. Bagi pembeli atau klien, invoice bisa menjadi bukti pembayaran untuk menghindari denda atau penalti karena terlambat membayar
- Memastikan klien melakukan pembayaran tepat invoice. Invoice memuat sejumlah detail penting terkait transaksi termasuk cara, syarat dan tanggal jatuh tempo pembayaran. Ini akan membantumu memastikan pembeli atau klienmu tidak menunda-nunda pembayaran. Jika terjadi keterlambatan pembayaran, kamu bisa menetapkan bunga atau denda keterlambatan
- Memudahkan urusan pembayaran pajak. Ketika menjalankan bisnis, ada pajak yang harus kamu bayar. Invoice berfungsi sebagai catatan yang akan memudahkanmu mengurus pembayaran pajak. Kamu bisa menggunakan invoice sebagai alat verifikasi jika ada perbedaan besaran tagihan pajak dengan jumlah yang seharusnya kamu bayar
- Sebagai sumber informasi bagi konsumen. Klien atau konsumen bisa mendapatkan informasi terkait barang yang mereka beli lewat invoice. Mereka bisa mengecek kesesuaiannya dengan data mereka dan mengetahui berapa yang barus mereka bayar dan berapa lama estimasi pengirimannya
- Untuk instrumen pencatatan. Invoice bisa jadi bukti jika terjadi selisih jumlah pada taguhan tertentu. Invoice sebagai dokumentasi perusahaan akan memudahkan dalam melacak berbagai hal mulai dari pendapatan dan sebagai barang bukti jika perusahaan mengalami gugatan tertentu
- Meningkatkan image perusahaan. Invoice biasanya memuat desain dan logo yang menjadi identitas perusahaan. Bukan sekadar sebagai sumber informasi, invoice yang baik juga akan memberikan kesan bahwa perusahaanmu profesional di mata konsumen atau klien.
Contoh Invoice Pembayaran
Pada dasarnya, invoice pembayaran untuk setiap perusahaan berbeda-beda. Kamu bisa membuat format sendiri untuk bisnismu. Namun secara umum, langkah-langkah pembuatannya adalah sebagai berikut:
- Buat desain invoice yang sesuai dengan brand. Mulai dari desain warna, pemilihan huruf sebaiknya mencerminkan brand kamu
- Buat header untuk memberikan kesan profesional. Header mencakup nama perusahaan, logo, alamat serta detail kontak yang bisa dihubungi oleh konsumen
- Buat transaksi dengan detail dan lengkap. Jika template invoice sudah dibuat, kamu hanya perlu memasukkan data barang/jasa yang dibeli oleh klien lengkap dengan jumlah dan harganya. Jangan lupa tuliskan juga diskon atau pajak jika ada. Sertakan juga informasi mengenai syarat dan ketentuan pembayaran
- Buat tanggal penerbitan invoice dengan jelas, lengkap dengan batas waktu pembayaran. Jika ada denda atau penalti keterlambatan, tuliskan juga di invoice agar klien tahu.
Untuk lebih jelasnya, simak beberapa contoh invoice pembayaran berikut ini!
Contoh Invoice Pembelian Barang
Invoice pembelian barang sebaiknya mencakup informasi lengkap tentang spesifikasi barang yang dibeli, harga satuan, subtotal dan total seluruh pesanan yang harus dibayar. Simak contoh invoice pembayaran untuk pembelian barang berupa t-shirt berikut ini!
PERFECT CLOTHING
Bandung – Jawa Barat
INVOICE
Kepada Yth.
PT. Anugerah Sejahtera
Jalan Sudirman No. 23 Bogor
Nomor Invoice: INV/009/0102023
No. PO : 1082929374
Tanggal PO : 10 Juni 2023
Jatuh Tempo : 10 Juli 2023
| No. | Nama Barang | Jumlah Barang | Satuan | Harga Satuan | Jumlah |
| 1. | T-Shirt OR Uk. M | 10 | pcs | Rp80.000 | Rp800.000 |
| 2. | T-Shirt OR Uk. L | 10 | pcs | Rp90.000 | Rp900.000 |
| 3. | T-Shirt OR Uk. XL | 10 | pcs | Rp100.000 | Rp1000.000 |
| 4. | T-Shirt OR Uk. XXL | 15 | pcs | Rp110.000 | Rp1.650.000 |
| 5. | T-Shirt Logo Uk. M | 5 | pcs | Rp85.000 | Rp425.000 |
| 6. | T-Shirt Logo Uk. L | 10 | pcs | Rp95.000 | Rp950.000 |
| 7. | T-Shirt Logo Uk. XXL | 10 | pcs | Rp115.000 | Rp1.150.000 |
Subtotal: Rp6.875.000
Diskon: Rp0
Total: Rp6.875.000
Cara Pembayaran:
Transfer ke Rekening Bank Nasional Indonesia
No. Rekening 09988776554
a.n PERFECT CLOTHING
Diketahui
Ahmad Syakir (Accounting Manager)
Invoice Pembelian Tiket Kereta Api
Invoice juga dibutuhkan ketika kamu menjual jasa seperti tiket kereta api. Simak contohnya berikut ini!
INVOICE
JAYABAYA TRAVEL
Kode Pemesanan: 0982735537
Nama : Ahmad Syakir
Alamat : Jalan Sudirman No. 1 Bandung
Email : syakirahmad@gmail.com
Tgl. Pesan : 10 Juni 2023
Tgl. Bayar : 10 Juni 2023
DATA PERJALANAN
| TANGGAL | No. KA | NAMA KERETA | JADWAL BERANGKAT | WAKTU TIBA |
| 10 Juni 2023 | 112 | MALIOBORO EXPRESS | 12 Juni 2023 Pukul 10.15 WIB YOGYAKARTA | 12 Juni 2023Pukul 15.00 WIBSURABAYA |
DATA PENUMPANG
| NAMA | No. ID | KELAS | TEMPAT DUDUK |
| Ahmad Syakir | 1234567890 | 1-A | EKS-1-21A |
DETAIL PEMBAYARAN
| JENIS PENUMPANG | JUMLAH | HARGA TIKET | TOTAL |
| Dewasa | 1 | Rp150.000 | Rp150.000 |
| Anak-anak | 0 | 0 | 0 |
Biaya Admin : Rp5.000
Total Harga : Rp155.000
TTD.
JAYABAYA TRAVEL
Itulah pengertian invoice pembayaran serta beberapa contoh invoice pembayaran. Perlu diingat bahwa semua bisnis, apapun skalanya wajib memiliki invoice untuk memudahkan pelacakan transaksi yang dilakukan.
Agar lebih mudah dan praktis, kamu bisa menggunakan e-invoice DOKU yang bisa lakukan penagihan langsung ke pelanggan sesuai dengan rincian transaksi. Tertarik pelajari produk-produk DOKU lebih lanjut? Kunjungi halaman DOKU sekarang!