7 Bentuk Invoice Terpopuler dan Jenis-jenisnya

Awas, tidak semua invoice sama dan cocok untuk jenis transaksimu, lho! Kenali berbagai bentuk invoice berikut sesuai fungsinya masing-masing.

Selama ini kamu mungkin sudah terbiasa mengenal invoice penjualan standar atau yang biasa disebut sales invoice. Namun, tahukah kamu bahwa sebetulnya ada beberapa jenis dan bentuk invoice yang digunakan dalam transaksi bisnis?

Perbedaan jenis dan bentuk invoice ini tidak hanya sebatas template, tetapi dikategorikan berdasarkan tujuan dan kegunaannya. Maka dari itu kamu perlu tahu apa saja bentuk-bentuk invoice ini agar tak sampai salah saat melakukan transaksi.

Invoice vs Faktur: Beda atau Sama?

Sebelumnya kamu perlu mengetahui dulu apa perbedaan antara invoice dan faktur terutama dalam konteks bahasa dan transaksi di Indonesia.

Sebetulnya jika diterjemahkan secara harfiah dalam bahasa Indonesia, invoice adalah faktur. Namun secara lebih lengkap dalam konteks transaksi bisnis, invoice mengacu pada faktur penjualan. Sementara itu jika bicara soal faktur, umumnya merujuk pada faktur pajak.

Invoice alias faktur penjualan adalah dokumen yang dikeluarkan sebuah usaha kepada pelanggan untuk melakukan penagihan. Biasanya tiap faktur penjualan terdiri dari tiga lembar, yakni untuk pelanggan, arsip perusahaan, dan bukti fisik dalam laporan keuangan.

Faktur pajak, seperti namanya, adalah dokumen bukti pungutan pajak yang dikeluarkan oleh pengusaha kena pajak (PKP) yang melakukan transaksi barang kena pajak atau penyerahan jasa kena pajak.

Dari sini kamu juga bisa melihat perbedaan tujuan keduanya. Invoice dibuat dengan tujuan sebagai bukti transaksi untuk keperluan internal (misal pencatatan keuangan), sedangkan faktur untuk mencatat transaksi barang atau jasa kena pajak.

Bentuk dan Jenis Invoice

Seperti disebutkan sebelumnya, ada banyak bentuk dan jenis invoice sesuai masing-masing peruntukan transaksinya. Berikut adalah beberapa bentuk invoice yang lazim digunakan dalam bisnis.

1. Invoice Penjualan Standar

Seperti namanya, ini adalah jenis invoice yang paling banyak dipakai dan banyak contohnya yang bisa kamu dapatkan. Fungsinya pun sebagai lembar penagihan atas penjualan produk dari pihak penjual ke pelanggan.

Format atau template invoice ini sebetulnya fleksibel dan tidak ada ketentuan khusus. Kamu bisa meniru contoh invoice di internet dan memodifikasi desainnya sesuai keperluan bisnis yang kamu jalankan.

Walau begitu, pastikan kamu tetap mencantumkan bagian-bagian penting dan krusial dalam invoice ini. Pasalnya, invoice juga bisa menjadi bukti hukum. Namun apabila informasi di dalamnya tidak lengkap, tentu akan sulit membuatnya memiliki kekuatan hukum yang tepat.

Contoh Invoice Penjualan Standar

Kamu bisa mengunduh contoh invoice di atas lewat tautan ini.

2. Invoice Proforma

Boleh dibilang bentuk invoice ini merupakan bentuk invoice yang paling awal bahkan sebelum dikeluarkannya invoice penjualan. Hanya saja, tidak semua transaksi memerlukan proforma.

Seperti contoh jenis transaksi yang kerap menggunakan invoice proforma adalah proyek besar yang memerlukan kesepakatan khusus dengan pelanggan. Selain itu ada perdagangan internasional juga bisa menerapkan proforma sebagai bagian dokumentasi transaksi mereka.Perlu diketahui bahwa fungsi dari invoice proforma bukanlah untuk penagihan, melainkan pemberitahuan kepada klien mengenai detail transaksi yang akan dilakukan serta kapan tenggat waktu pelunasan.

Contoh Invoice Proforma

Kamu bisa mengunduh contoh invoice di atas lewat tautan ini.

3. Invoice Berkala

Invoice berkala atau yang juga biasa disebut invoice berulang adalah invoice yang diberikan untuk jenis produk berlangganan. Seperti contoh adalah layanan internet kantor yang harus dibayar setiap bulannya dan sebaiknya dibayar tidak melebihi batas yang ditentukan.

Jenis invoice ini biasanya juga sudah dijadwalkan penerbitannya setiap bulan di tanggal yang sama. Karena itu, pelanggan yang kooperatif bahkan biasanya akan melakukan follow up jika pada rentang tanggal biasa invoice dikirim mereka belum menerima dokumen penagihan.

Umumnya invoice diberikan pelanggan sebelum barang dikirim. Namun dalam beberapa kasus seperti berlangganan internet misalnya, invoice akan dikirim setelah pelanggan menggunakan layanan tersebut. Misal, A berlangganan internet pada bulan Juli selama satu tahun. Untuk pemakaian bulan Juli, A akan memperoleh invoice di bulan Agustus sebagai tagihan atas penggunaan layanan internet di Juli.

Contoh Invoice Berkala

Kamu bisa mengunduh contoh invoice di atas lewat tautan ini.

4. Invoice Debit

Istilah lain untuk menyebut invoice debit adalah memo debit. Penjual atau perusahaan menerbitkan invoice debit bukan untuk melakukan penagihan, melainkan mengingatkan pelanggan mengenai kewajiban utang saat ini.

Invoice debit juga bisa dibuat oleh pelanggan saat akan melakukan pengembalian barang kepada penjual. Pada situasi ini pelanggan harus menyertakan pula informasi mengenai:

inventaris barang yang akan dikembalikan
alasan pengembalian barang
total kredit yang ditangguhkan

Adapun syarat lain pelanggan dapat mengeluarkan invoice ini adalah barang yang ditransaksikan diterima secara kredit.

Contoh Invoice Debit

Kamu bisa mengunduh contoh invoice di atas lewat tautan ini.

5. Invoice Kredit

Sebaliknya, invoice kredit alias note kredit merupakan dokumen yang dikeluarkan dan dikirim penjual kepada pembeli setelah invoice dikirim. Salah satu alasan utama penerbitan invoice ini adalah karena adanya pengembalian barang oleh pelanggan.

Sebagai contoh adalah pelanggan menerima barang yang tidak sesuai dengan pesanannya, ada bagian yang cacat atau rusak, salah ukuran, dan sebagainya.

Invoice kredit juga bisa dikeluarkan penjual karena adanya perubahan harga. Meski begitu, ada ketentuan khusus untuk kasus ini: penjual setuju menerbitkan invoice kredit atas selisih harga yang dibayar pelanggan dan harga jual baru dalam jangka waktu tertentu.

Contoh Invoice Kredit

Kamu bisa mengunduh contoh invoice di atas lewat tautan ini.

6. Invoice Past-Due

Seperti terjemahannya, bentuk invoice ini biasanya merupakan pengingat bahwa pelanggan belum membayar kewajibannya dan telah melewati batas tempo. Situasi ini harus segera diselesaikan karena dapat mengganggu cash flow bisnis.

Jika memang telah disepakati, sertakan besarnya denda yang harus pelanggan bayarkan atas keterlambatan pembayaran ini. Buat rinciannya sehingga tidak ada salah paham antara penjual dan pelanggan.

Contoh Invoice Past-Due

[nama pelanggan] yang terhormat,

Bersama ini kami sampaikan pengingat bahwa pembayaran invoice [nomor dan detail] yang kami kirim pada [sertakan tanggal] belum kami terima.

Besar harapan kami Anda puas dengan layanan yang kami berikan dan memenuhi kesepakatan yang telah disetujui. Adapun petunjuk pembayaran telah kami sertakan dalam invoice. Namun jika masih ada yang dirasa kurang jelas, jangan ragu untuk segera kembali menghubungi kami.

Kami dengan senang hati membantu Anda.

Salam Hormat,

[tanda tangan]

[nama perusahaan]

Kamu bisa mengunduh contoh invoice di atas lewat tautan ini.

7. Invoice Kolektif

Invoice kolektif sangat berguna jika kamu melakukan banyak proyek kecil untuk klien atau pelanggan. Menyatukan berbagai tagihan ke dalam satu invoice kolektif akan lebih membantu dibandingkan harus mengeluarkan beberapa invoice kecil.Jenis invoice ini juga membantu mengurangi biaya administrasi serta memastikan seluruh invoice dibuat dan dikirim secara efisien. Kamu pun tak perlu repot harus melacak satu per satu invoice yang kerap berceceran dan memusingkan.

Contoh Invoice Kolektif

Kamu bisa mengunduh contoh invoice di atas lewat tautan ini.

Komponen Penting dalam Invoice

Terutama untuk bentuk invoice penjualan standar (sales invoice), kamu bisa membuat sendiri template sesuai kebutuhan. Meski begitu, pastikan kamu tetap menyertakan beberapa elemen penting berikut ini di setiap invoice yang akan kamu buat.

1. Keterangan INVOICE

Ada banyak jenis dokumen transaksi dalam setiap bisnis. Tanpa adanya tulisan yang menunjukkan isi atau identitas dokumen tersebut, kamu pasti akan pusing saat mencari satu per satu lembaran dokumen ini, bukan?

Karena itulah letakkan tulisan INVOICE yang jelas dan mudah ditemukan pada invoice yang kamu buat. Biasanya tulisan ini berada di bagian atas dokumen.

2. Nomor Invoice

Tiap transaksi harus memiliki invoice-nya masing-masing sebagai identifikasi. Sertakan nomor invoice pada bagian bawah tulisan INVOICE atau area lainnya yang juga mudah ditemukan.

3. Identitas Penjual

Sertakan logo (jika ada), nama, alamat, dan kontak bisnis untuk memudahkan identifikasi siapa pihak yang mengeluarkan invoice ini.

4. Identitas Pelanggan

Cantumkan nama, alamat, dan kontak pelanggan untuk keperluan identifikasi pihak yang bertransaksi.

5. Detail Transaksi

Tuliskan dengan rinci apa saja yang menjadi objek transaksi, seperti nama produk berikut tipe dan merek (jika ada), harga satuan, jumlah barang yang dibeli, dan hingga total harga yang harus dibayar. Jangan lupa, sertakan instruksi melakukan pembayaran.

Bicara soal metode pembayaran, serahkan pada ahlinya. Juragan DOKU menawarkan layanan penerimaan pembayaran online dari berbagai metode dengan praktis. Pelanggan pun bisa memilih metode bayar sesuai metode yang mereka miliki dan sukai.

Layanan andalan Juragan DOKU ini pun akan mendukung kepuasan pelanggan, memperluas pasar, hingga meningkatkan omzet. Menarik, bukan? Sebut saja Payment Link yang bisa perbanyak transaksi sukses melalui WhatsApp, e-Katalog yang bisa buat toko online secara mandiri, Instant Checkout untuk transaksi di Instagram atau Facebook bisnis Anda jadi otomatis, hingga QRIS yang bisa terima pembayaran dengan satu kode QR.

Namun tidak berhenti di situ, bergabung dengan Juragan DOKU juga memberimu akses belajar bisnis secara gratis dari para mentor bisnis andal. Jadi, tunggu apa lagi? Segera gabung Juragan DOKU di website ini, atau bisa juga melalui aplikasinya yang bisa kamu download di smartphone di Play Store maupun App Store.